VBAとは？業務効率化を実現する機能や学習方法を解説

VBAはExcelなどを自動化するためのプログラミング言語

VBAは、「Word」「PowerPoint」「Excel」などで利用でき、基本的にはMicrosoft Office製品という限られた範囲の中での自動化に力を発揮します。特にExcelでの業務で使用されることが多く、Excel上で行った操作を記録し、記録した操作を何度でも繰り返し行えるようにする機能です。「セルや行、列の操作」「数式」などの基礎的な機能や、「関数」「ピボットテーブル」などの応用的な機能とは異なり、VBAは「手動での作業を自動化できる」プログラミングの要素を持つのが特徴といえます。

VBAは汎用性が高く、プログラミングを初めて学ぶ方にも比較的学習しやすい言語として知られています。また、VBAが使えるアプリケーション同士は連携できるため、WordにExcelのセルを挿入し、Excel側からデータを入力してWordに反映させることも可能です。日常業務でExcelを使っている企業は非常に多いため、ビジネススキルの一つとしてVBAを習得するメリットも大きいでしょう。

VBAと「マクロ」の違い

VBAと混同されるものに「マクロ」が挙げられます。マクロとは、アプリケーションソフトであらかじめ操作手順を設定して特定の操作を記録し、自動化して実行するための機能です。

Excelには「マクロの記録」という機能が備わっていますが、「マクロの記録」を使うために必要なプログラミング言語がVBAです。つまり、VBAはプログラミング言語であるのに対し、マクロは機能である点が異なります。

「マクロの記録」はExcel上で行った操作を覚えさせる機能のため、できる内容には限界があります。しかし、VBAを使ってコードを手書きすることで、より複雑な処理を細かく制御できるようになります。

VBAと「RPA」の違い

RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、ロボットによる業務の自動化を意味する言葉です。サーバーやクラウドなどに専用の自動化ツールをインストールし、パソコン上の作業手順をロボットに覚えさせることで、繰り返し行う業務を自動化できるようになります。

VBAとRPAは、作業の自動化を実現することで業務効率化を図るという同じ目的を持ちますが、自動化できる範囲が違います。VBAはMicrosoft Officeのアプリケーション内の操作に限られるのに対して、RPAはパソコン内すべての操作を自動化できます。また、VBAにはプログラミングスキルが必要ですが、RPAはプログラミングの知識は不要で、比較的簡単なクリック操作で自動化できる製品が多いのも異なる点です。

より複雑な処理を自動化したい場合はVBA、多様なアプリケーションと連携して広い範囲で操作を自動化したい場合はRPAというように、業務内容に合わせて使い分けることが推奨されます。

Excel上の作業を自動化できる

VBAでは、プログラムの実行だけでExcel上の作業を自動化できるのが特徴です。例えば、自社の売上をExcelで管理している場合、VBAを活用することで売上データを製品別や顧客別、売上金額順などに並び替えて集計できます。また、Excelで作成した売上管理表をもとに、顧客別の請求書作成も可能です。毎週、毎月発生する請求業務などを自動化できれば、手間が省けた分をよりコアな業務に当てられるでしょう。

定型ファイルやカスタムしたユーザーフォームを作成できる

Excelだけでなく、WordやPowerPointで作成したファイルやPDF、CSV形式のファイルなどを取り込んで、帳票や報告書を作成できるのもVBAの便利な機能です。他にも、ExcelやAccess用のユーザーフォームを作成できます。自由な場所に入力欄やボタンを設置してユーザーの利便性を高めるためのユーザーフォームは、操作しやすくカスタマイズすることで、データ入力が簡単になり、作業効率の向上につながります。

メールを一括自動送信できる

VBAでは、Microsoft社が提供するメールサービス「Outlook」とも連携した自動処理を作成できます。例えば、Excelのリストからメールを送る処理を自動化できるため、工数を大幅に削減できるでしょう。日報や月報、メールマガジンなど定期的に送付する必要があり、フォーマットが決まっているメールも、VBAを活用すれば一括送信が可能です。

上記に挙げた「集計」「自動作成」「自動処理」などの機能により、事務作業で必要な処理を幅広く実装できるのがVBAの強みです。VBAの習得により、バックオフィス業務においても活躍領域を広げることができるでしょう。

その他の機能

VBAはWebサイトのクローリングにも活用できます。クローリングとは、プログラムがWebサイトを定期的に巡回し、情報を取得・保存することです。クローリングを行うプログラムをクローラーと呼びますが、VBAはクローラーのような動きも行います。クローリングによって、検索結果ページからWebサイトのタイトルや見出しなどを収集することも可能です。

VBAの学習方法

VBAを独学で勉強する場合、「書籍」「学習サイト」「動画サイト」「資格取得」の4つの方法が挙げられます。生活スタイルや目的に合わせて学習方法を選択しましょう。

まず、一からじっくり勉強する場合は「書籍」がおすすめです。VBAの知識を体系的に学べるとともに、手元に置いておけばいつでもすぐに確認できます。

VBAについて無料で手軽に勉強を始めたい方には、「学習サイト」や「動画サイト」が利用しやすいでしょう。学習サイトのメリットは、VBAの解説を見ながらコードを実行できる、やりたいことから逆引きで検索できるなどです。一方、動画サイトのメリットは隙間時間に学習できること。スマートフォンがあればいつでもどこでも視聴でき、基礎知識を紹介した動画が多い点も初心者向けといえます。

VBAのスキルをアピールするなら「資格取得」を目指しましょう。「VBAエキスパート」は履歴書に記載できる資格です。資格の難易度や特徴については、次のブロックで紹介します。

VBAに関する資格

「VBAエキスパート」とは、マクロ・VBAのスキルを証明する資格です。ExcelとAccessの2つのアプリケーションについて、「ベーシック」と「スタンダード」の2つのレベルが設けられています。

Neuro DiveでVBAを学習している方の事例

では実際にNeuro Diveではどのように学びを深めているのか、VBAを学習している方の事例を2つ紹介します。